Executive Assistant CEO en CFO

DOEL VAN DE FUNCTIE

Als moderne Executive Assistant ben jij de strategische rechterhand van de CEO en CFO. Je combineert organisatorisch talent met digitaal inzicht en een proactieve, slimme manier van werken. Je gebruikt AI-tools om efficiëntie te verhogen, ondersteunt bij strategische besluitvorming en zorgt dat presentaties, communicatie en processen op topniveau zijn.

Jij bent niet alleen de spil in de dagelijkse operatie, maar ook een sparringpartner binnen de organisatie die vooruitdenkt, verbindt en impact maakt.

VERANTWOORDELIJKHEIDSGEBIEDEN

Management & Executive support

·         Beheer en optimaliseer de agenda’s, communicatie en prioriteiten van de CEO en CFO.

·         Gebruik AI-tools (zoals ChatGPT, Notion AI of Microsoft Copilot) om e-mails te prioriteren, rapportages samen te vatten en inzichten te genereren.

·         Bereid strategische vergaderingen voor, stel agenda’s op en zorg voor inhoudelijke ondersteuning vastlegging en communicatie rondom opvolging van actiepunten.

·         Ontwerp en ontwikkel professionele presentaties (PowerPoint, Canvas, AI-design tools) met een scherpe visuele en inhoudelijke kwaliteit.

·         Volg actiepunten en strategische projecten op en zorg voor gestructureerde voortgangsrapportages en een slimarchief waarin zaken worden vastgelegd.

·         Organiseer zakelijke reizen, interne events en externe ontmoetingen met oog voor detail en beleving.

Strategisch & Organisatorisch Inzicht

·         Denk mee op directieniveau over verbeteringen in processen, communicatie en besluitvorming.

·         Signaleer kansen, bottlenecks en trends binnen de organisatie en draag bij aan een efficiëntere bedrijfsvoering.

·         Werk samen met diverse afdelingen om strategische prioriteiten te vertalen naar concrete acties.

Officemanagement & Team coördinatie

·         Zorg voor een soepel draaiende kantoororganisatie en een prettige, gastvrije, inspirerende werkomgeving.

·         Geef leiding aan het office management team en onze gastvrouwen, stimuleer samenwerking en coach medewerkers in hun professionele ontwikkeling.

·         Bewaak het afdelingsbudget en optimaliseer werkprocessen met behulp van digitale en AI-ondersteunde oplossingen.

·         en ontwikkel professionele presentaties (PowerPoint, Canvas, AI-design tools) met een scherpe visuele en inhoudelijke kwaliteit.

·         Volg actiepunten en strategische projecten op en zorg voor gestructureerde voortgangsrapportages en een slimarchief waarin zaken worden vastgelegd.

·         Organiseer zakelijke reizen, interne events en externe ontmoetingen met oog voor detail en beleving.

Strategisch & Organisatorisch Inzicht

·         Denk mee op directieniveau over verbeteringen in processen, communicatie en besluitvorming.

·         Signaleer kansen, bottlenecks en trends binnen de organisatie en draag bij aan een efficiëntere bedrijfsvoering.

·         Werk samen met diverse afdelingen om strategische prioriteiten te vertalen naar concrete acties.

Officemanagement & Team coördinatie

·         Zorg voor een soepel draaiende kantoororganisatie en een prettige, gastvrije, inspirerende werkomgeving.

·         Geef leiding aan het office management team en onze gastvrouwen, stimuleer samenwerking en coach medewerkers in hun professionele ontwikkeling.

·         Bewaak het afdelingsbudget en optimaliseer werkprocessen met behulp van digitale en AI-ondersteunde oplossingen.

Resultaat & criteria

·         Efficiëntie: Optimalisatie van tijd, informatie en communicatie op directieniveau.

·         Kwaliteit: Hoogwaardige voorbereiding van vergaderingen, presentaties en interne communicatie.

·         Strategische waarde: Actieve bijdrage aan besluitvorming en verbetering van organisatieprocessen.

·         Innovatie: Toepassing van AI en moderne tools voor slimmer, sneller en beter werken.

·         Leiderschap: Effectieve aansturing, motivatie en ontwikkeling van het officemanagementteam en onze gastvrouwen

·         Kwaliteit van de organisatie en de voorbereiding van vergaderingen en evenementen. 

·         naleving van deadlines, notulen follow-up van actiepunten.

·         Tone of voice: Kwaliteit van communicatie zowel mondeling- als schriftelijk.

Wie jij bent

·         HBO/WO werk- en denkniveau, met minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.

·         Sterke communicatieve vaardigheden, professioneel in Nederlands en Engels.

·         Bedreven in digitale tools: projectmanagementsoftware (bijv. Asana en Trello), Microsoft 365, AI-assistenten en Canvas.

·         Visueel sterk: je maakt overtuigende presentaties die indruk maken.

·         Analytisch en strategisch: je overziet processen en denkt meerdere stappen vooruit.

·         Representatief, discreet en betrouwbaar, iemand op wie de directie blind kan vertrouwen.

·         Taalvaardig in het Nederlands & Engels, Hands-on en gastvrij